Apakah Arsip Itu?
Author: pujiarya
Ketika pertanyaan itu saya ajukan, Raka, teman saya menjawab, “sesuatu yang disimpan”. “Sesuatu” apakah yang dimaksud? Karena “sesuatu” itu bisa berarti apa saja. Jika kata “sesuatu” diganti dengan mangga, maka arsip adalah mangga yang disimpan. Jika kata “sesuatu” diganti dengan kertas, maka arsip adalah kertas yang disimpan. Lalu, apakah sebenarnya arsip itu?
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Archea”, yang kemudian berubah menjadi “Archeon”, artinya catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dalam buku berjudul Administrasi Perkantoran, The Liang Gie menyebutkan, arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bernegara.
Arsip menurut fungsinya dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in aktif. Yang membedakannya adalah frekuensi penggunaan arsip. Arsip dinamis aktif artinya arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Untuk arsip dinamis in aktif, berarti arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Sedangkan arsip statis berarti arsip yang yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan , telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
***
Nah, itulah jawaban dari pertanyaan “Apakah Arsip Itu?” Pertanyaan selanjutnya mengenai kearsipan, arsiparis, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan arsip. Semoga ada kesempatan lagi untuk membaginya 🙂
